檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則

范圍

DA/T68的本部分規(guī)定了檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔

案服務(wù)管理體系建設(shè)要求和第三方機構(gòu)工作規(guī)范。

本部分適用于指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案服務(wù)外包工作,選擇合格的承包方;指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè),提升服務(wù)能力;為第三方機構(gòu)正確評價檔案服務(wù)外包承包方提供參考依據(jù)。

規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T19000 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語

GB/T19001 質(zhì)量管理體系 要求

GB/T22080 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全管理體系 要求

GB/T22081 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全控制實踐指南

GB/T24001 環(huán)境管理體系 要求及使用指南

GB/T24353 風(fēng)險管理 原則與實施指南

GB/T28001 職業(yè)健康安全管理體系 要求

DA/T42 企業(yè)檔案工作規(guī)范

3 術(shù)語和定義

3.1 外包 outsourcing

某一機構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來,以合同方式委托給其他機構(gòu)完成,以降低成本、提高效率的行為。

3.2 檔案服務(wù) archivesservice

某一機構(gòu)承接其他機構(gòu)外包(3.1)的檔案業(yè)務(wù),為其提供相關(guān)服務(wù)的行為。

3.3 檔案服務(wù)外包 archivesserviceoutsourcing

某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案,外包(3.1)給其他機構(gòu)進行管理,委托其為本機構(gòu)提供檔案服務(wù)的行為。

3.4 發(fā)包方 client

檔案服務(wù)外包(3.3)的需方。在本部分中,發(fā)包方也稱為客戶。

3.5 承包方 serviceprovider

檔案服務(wù)(3.2)的供方。在本部分中,承包方也稱為組織。

3.6 第三方機構(gòu) third-partyorganization

發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)之外的,為發(fā)包方(3.4)提供中介、咨詢、招標、監(jiān)理及其他服務(wù),或?qū)Τ?/span>

包方(3.5)的資質(zhì)或服務(wù)能力進行評價、認證的獨立的非政府機構(gòu)。

3.7 監(jiān)管機構(gòu) regulatoryauthority

對檔案服務(wù)外包工作中發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)、第三方機構(gòu)(3.6)等相關(guān)主體的行為依法進行

指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的機構(gòu)。

3.8 服務(wù)能力 servicecapability

承包方(3.5)提供服務(wù)的能力程度。

4 檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型

4.1 檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

4.2 檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務(wù)過程。

4.3 檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計算機技術(shù)對發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

4.4 檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務(wù)過程。

4.5 檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。

4.6 檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進行開發(fā),形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價值的服務(wù)過程。

4.7 檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過程。

5 檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系

5.1 檔案服務(wù)外包工作中主要涉及發(fā)包方、承包方、第三方機構(gòu)和監(jiān)管機構(gòu)四類主體,各主體之間的關(guān)系如圖1所示。

圖1 檔案服務(wù)外包工作中各主體之間的關(guān)系示意圖

5.2 發(fā)包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關(guān)系。

5.3 第三方機構(gòu)通過合同受發(fā)包方委托為其提供中介、咨詢、招標、監(jiān)理及其他服務(wù),或經(jīng)相關(guān)部門批準,或基于研究與教育目的,對承包方的資質(zhì)或服務(wù)能力進行獨立的評價、認證。

5.4 發(fā)包方、承包方和第三方機構(gòu)應(yīng)主動接受、積極配合監(jiān)管機構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案受損或泄密的重大事件時,發(fā)包方、承包方應(yīng)及時主動向監(jiān)管機構(gòu)報告。

6 發(fā)包方工作規(guī)范

6.1 發(fā)包工作原則

6.1.1 合法原則

發(fā)包方應(yīng)掌握整個檔案服務(wù)外包工作過程中適用的國家法律法規(guī)和標準,分析其對發(fā)包范圍、過程及承包方篩選的影響,并采取有效措施遵守這些法律法規(guī)和標準。

6.1.2 安全原則

發(fā)包方應(yīng)制定和落實安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受損毀,或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。安全管理應(yīng)堅持預(yù)防為主、全程監(jiān)控的原則。

6.1.3 可控原則

發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進行監(jiān)控,對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進行必要的監(jiān)督、檢查,將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。

6.2 發(fā)包工作過程與要求

6.2.1 工作過程

發(fā)包工作可分為規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進5個步驟,如圖2所示。

圖2 發(fā)包工作過程示意圖

6.2.2 規(guī)劃與審批

6.2.2.1 發(fā)包方應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,并得到有效的授權(quán)和批準。

6.2.2.2 發(fā)包方應(yīng)明確檔案服務(wù)外包工作責(zé)任部門和負責(zé)人,實行責(zé)任制。

6.2.2.3 發(fā)包方應(yīng)在綜合考慮國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點及其管理要求、自身資源和風(fēng)險控制能力、費用等各種因素的基礎(chǔ)上,分析檔案服務(wù)外包的必要性與可行性,確定檔案服務(wù)外包的范圍與方式。

6.2.2.4 發(fā)包方應(yīng)當根據(jù)國家法律法規(guī)和制度標準,對檔案進行價值鑒定和密級鑒定,明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規(guī)規(guī)定不得外包的檔案不得列入檔案服務(wù)外包的范圍。

6.2.3 承包方篩選與確定

6.2.3.1 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家和上級部門關(guān)于服務(wù)采購管理的規(guī)定、檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,制定承包方篩選方案,通過單一來源采購、邀標、競爭性談判、公開招標等方式選擇合適的承包方。對于涉密或敏感信息宜采用單一來源采購。

6.2.3.2 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點及其管理要求,明確對承包方的基本要求:

a)承包方應(yīng)為依法注冊的法人,具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力;

b) 承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明; c) 承包方應(yīng)具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽等。

6.2.3.3 發(fā)包方可按重要程度、密級和敏感性對檔案進行分級,對于不同級別的檔案選擇具有不同資質(zhì)、服務(wù)能力的承包方。

6.2.3.4 發(fā)包方應(yīng)要求承包方提供有關(guān)股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件,營業(yè)執(zhí)照和其他資質(zhì)、許可文件或證件,對這些文件或證件的原件予以核實后保存其復(fù)印件。

6.2.3.5 發(fā)包方應(yīng)在簽訂合同前對承包方開展盡職調(diào)查,核實承包方的基本信息、相關(guān)資質(zhì)和許可、信譽等,并將調(diào)查結(jié)果作為選擇承包方的重要依據(jù)。

6.2.3.6 發(fā)包方應(yīng)通過第三方調(diào)查或評估了解每一類檔案服務(wù)的基本成本構(gòu)成和合理價格范圍,不宜以報價高低作為篩選承包方的唯一或最主要的標準或依據(jù)。

6.2.4 合同簽訂

6.2.4.1 確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂書面合同,形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參見附錄A。

6.2.4.2 合同內(nèi)容應(yīng)至少包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、工作場所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標準、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、價格標準和付費方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專門的保密協(xié)議),以及反商業(yè)賄賂條款等。

6.2.4.3 合同中違約責(zé)任和賠償條款,至少應(yīng)包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權(quán)違約等情況下的賠償及爭端的解決機制。

6.2.4.4 合同中應(yīng)明確規(guī)定檔案服務(wù)過程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識產(chǎn)權(quán)的歸屬權(quán),以及允許承包方使用的內(nèi)容和范圍。

6.2.4.5 合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件,合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)。

6.2.4.6 合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴謹準確、清晰明確,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。

6.2.4.7 合同簽訂的手續(xù)應(yīng)齊備,符合國家法律法規(guī)要求。

6.2.5 合同執(zhí)行與監(jiān)督

6.2.5.1 發(fā)包方應(yīng)當對合同的執(zhí)行情況進行全過程、全方位的監(jiān)控。

6.2.5.2 對于承包方員工進駐發(fā)包方工作場地,或可能直接接觸到發(fā)包方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的檔案服務(wù)項目(如檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)等),發(fā)包方應(yīng)將直接參與本項目的承包方員工名單予以備案,并對其進行行為規(guī)范要求的交底或培訓(xùn),使其了解并遵守發(fā)包方的規(guī)章制度。承包方員工備案表由發(fā)包方長期保存。承包方員工備案表樣式可參見附錄B。

6.2.5.3 發(fā)包方應(yīng)對承包方的人力資源管理、財務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險管理進行有效監(jiān)控,至少每6 個月對承包方主要工作場所進行1次實地檢查。特別關(guān)注其股權(quán)結(jié)構(gòu)、實際控制人、高級管理人員變化,以及破產(chǎn)、兼并、關(guān)鍵崗位人員流失、財務(wù)狀況惡化、內(nèi)部管理混亂等可能造成服務(wù)意外終止或服務(wù)質(zhì)量急劇下降的情況。

6.2.5.4 發(fā)包方應(yīng)至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機構(gòu)評估報告。評估報告應(yīng)包含如下內(nèi)容:

a) 承包方股權(quán)結(jié)構(gòu)的變化;

b) 承包方實際控制人、高級管理人員的變化;

c) 承包方履行本合同所需各種資質(zhì)的變化;

d) 承包方財務(wù)狀況;

e)承包方的人力資源狀況,尤其是履行本合同的關(guān)鍵崗位人員變化;

f) 承包方重要的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施變化,重要的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理以及安全管理變化等。

6.2.5.5 發(fā)包方在合同的執(zhí)行與監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時,應(yīng)當及時督促承包方采取糾正措施。必要時,應(yīng)對承包方違約行為采取法律手段,要求其履行違約責(zé)任。

6.2.5.6 發(fā)生可能導(dǎo)致檔案面臨嚴重威脅的重大事件時,發(fā)包方應(yīng)當在充分評估影響、制定善后方案的前提下,考慮主動要求承包方終止服務(wù),并采取相應(yīng)善后措施。

6.2.5.7 發(fā)生(可能導(dǎo)致)重大檔案受損或泄密事件后,發(fā)包方應(yīng)及時主動向上級主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門等報告。

6.2.5.8 發(fā)包方應(yīng)采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發(fā)包方的檔案及其他涉密或敏感信息。

6.2.5.9 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)與承包方簽訂的合同和相關(guān)標準,對承包方交付的最終服務(wù)成果進行質(zhì)量檢查,并辦理交付手續(xù)。

6.2.6 評估與改進

6.2.6.1 檔案服務(wù)外包工作結(jié)束或經(jīng)過一定階段(或一段時間)后,發(fā)包方應(yīng)對承包方服務(wù)質(zhì)量進行評價,評價結(jié)果作為承包方改進服務(wù)質(zhì)量及今后檔案服務(wù)項目準入的重要參考依據(jù)。

6.2.6.2 發(fā)包方應(yīng)當建立科學(xué)的承包方服務(wù)質(zhì)量評估制度,確保評價結(jié)果的真實性和完整性;發(fā)包方應(yīng)及時總結(jié)檔案服務(wù)外包工作經(jīng)驗教訓(xùn),持續(xù)改進發(fā)包工作。

6.2.6.3 發(fā)包方應(yīng)將在整個檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存,以備日后查用。

7 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求

7.1 目標與原則

7.1.1 在檔案服務(wù)過程中,承包方應(yīng)以確?？蛻舻臋n案安全為最基本要求。

7.1.2 承包方應(yīng)建立和完善檔案服務(wù)管理體系(見圖3),持續(xù)提升服務(wù)能力、改進服務(wù)質(zhì)量,以更好地滿足客戶需求。

7.1.3 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)應(yīng)堅持以顧客為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、改進、循環(huán)決策、關(guān)系管理等原則。

7.1.4 承包方檔案服務(wù)管理體系應(yīng)按照PDCA(計劃-實施-評估-改進)循環(huán)進行建設(shè)。

圖3 承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)示意圖

7.2 戰(zhàn)略管理

7.2.1 業(yè)務(wù)規(guī)劃

7.2.1.1 承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和市場環(huán)境的變化、組織條件和客戶需求的發(fā)展,制定和實施檔案服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)劃。

7.2.1.2 承包方應(yīng)定義組織一定時期內(nèi)的檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元,建立檔案服務(wù)目錄。檔案服務(wù)目錄一般包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、業(yè)務(wù)方案、安全措施等。

7.2.1.3 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元,制定并實施檔案服務(wù)管理體系建設(shè)計劃,有針對性地持續(xù)提升基本服務(wù)能力和相應(yīng)的特定服務(wù)能力。

7.2.2 績效管理

承包方應(yīng)建立檔案服務(wù)績效管理體系,持續(xù)改進組織績效,以滿足客戶需求、實現(xiàn)組織發(fā)展目標。

7.3 資源管理

7.3.1 人力資源管理

7.3.1.1 承包方應(yīng)實行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊伍。

7.3.1.2 承包方應(yīng)根據(jù)國家勞動法律法規(guī),與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務(wù),保障勞動者權(quán)益。

7.3.1.3 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)需要,配備檔案或相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷,或具有檔案中級以上

專業(yè)技術(shù)職稱的員工。承包方應(yīng)保證項目負責(zé)人和員工隊伍具有一定的穩(wěn)定性。

7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應(yīng)對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工)進行必要的背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內(nèi)容。背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導(dǎo)下依法進行。

7.3.1.5 承包方應(yīng)對所有員工進行不少于5天的崗前培訓(xùn),至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應(yīng)組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關(guān)法規(guī)或檔案培訓(xùn)。

7.3.2 財務(wù)管理

承包方應(yīng)按照國家法律法規(guī)開展財務(wù)管理活動,降低財務(wù)風(fēng)險,確保組織財務(wù)的可持續(xù)性。

7.3.3 技術(shù)管理

7.3.3.1 承包方應(yīng)加強技術(shù)管理,確保技術(shù)的有效性和充分性,以減小技術(shù)風(fēng)險、提升技術(shù)核心競爭力,更好地服務(wù)于客戶。

7.3.3.2 承包方應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用,關(guān)注承包方信息系統(tǒng)和客戶信息系統(tǒng)的對接。

7.3.4 基礎(chǔ)設(shè)施管理

7.3.4.1 承包方應(yīng)配備、管理和維護提供檔案服務(wù)所需的各種基礎(chǔ)設(shè)施(包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施),為完成檔案服務(wù)提供保障。

7.3.4.2 承包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標準的要求、客戶的需求,以及檔案服務(wù)的實際需要,確定基礎(chǔ)設(shè)施需求,制定基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案,配置數(shù)量充足的基礎(chǔ)設(shè)施。

7.3.4.3 承包方配置的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)獲得相關(guān)質(zhì)量保證,或通過相關(guān)質(zhì)量檢測。承包方應(yīng)對基礎(chǔ)設(shè)施進行有效管理、定期維護,以保障檔案服務(wù)的正常開展。

7.4 業(yè)務(wù)管理

7.4.1 合同管理

7.4.1.1 承包方應(yīng)加強合同管理,規(guī)范合同簽訂過程,確保合同順利執(zhí)行。

7.4.1.2 承包方應(yīng)基于與客戶約定的內(nèi)容起草合同,明確合同應(yīng)當涵蓋的內(nèi)容。合同內(nèi)容至少應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標準、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價格標準和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可單獨簽訂保密協(xié)議)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等。合同文字應(yīng)嚴謹準確、清晰合理,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。

7.4.1.3 承包方應(yīng)嚴格執(zhí)行合同的交底工作,避免因相關(guān)人員不了解合同具體內(nèi)容而引起合同糾紛。

7.4.1.4 承包方應(yīng)在商業(yè)條件發(fā)生變更時,分析變更的影響,確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對原合同進行修訂,從而保障合同的履行和目標的實現(xiàn)。

7.4.2 客戶關(guān)系管理

7.4.2.1 承包方應(yīng)加強客戶關(guān)系管理,樹立以客戶為中心的服務(wù)理念,提高客戶滿意度。

7.4.2.2 合同執(zhí)行過程中,發(fā)生可能對檔案造成損害或?qū)Ψ?wù)造成負面影響的突發(fā)事件和重大事項時,承包方應(yīng)及時通知發(fā)包方。

7.4.3 業(yè)務(wù)流程管理

7.4.3.1 承包方應(yīng)加強業(yè)務(wù)流程管理,建立標準作業(yè)程序,保證檔案服務(wù)有序、高效開展。

7.4.3.2 承包方的標準作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求,符合相關(guān)標準的要求。

7.4.3.3 承包方的標準作業(yè)程序應(yīng)涵蓋組織每一檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項目及其每一個操作環(huán)節(jié)或步驟,且各個標準作業(yè)程序之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

7.4.4 質(zhì)量管理

7.4.4.1 承包方應(yīng)建立質(zhì)量管理體系,為客戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù),增進客戶滿意度。

7.4.4.2 承包方應(yīng)按照GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實施質(zhì)量管理。

7.4.4.3 承包方應(yīng)加強對檔案服務(wù)過程的監(jiān)督、管理,嚴格控制檔案服務(wù)過程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素,采取防范和糾正措施。

7.4.4.4 承包方應(yīng)按照DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務(wù)過程的可追溯性。

7.5 安全管理

7.5.1 合規(guī)性管理

7.5.1.1 承包方應(yīng)加強合規(guī)性管理,規(guī)避各種潛在的法律風(fēng)險。

7.5.1.2 承包方應(yīng)掌握適用于檔案服務(wù)的國家法律法規(guī)及其變化,采取相應(yīng)行動滿足其要求。

7.5.2 保密管理

7.5.2.1 承包方應(yīng)建立保密管理體系,確?？蛻舻臋n案和其他信息不被非授權(quán)人接觸或獲知。

7.5.2.2 承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項目的特點和需求,取得相應(yīng)保密資質(zhì)。

7.5.2.3 承包方應(yīng)了解來自國家法律法規(guī)和相關(guān)方的要求,明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結(jié)合檔案服務(wù)活動中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的各個環(huán)節(jié),制定保密制度,采取嚴格的保密措施。

7.5.2.4 承包方應(yīng)對組織內(nèi)部關(guān)鍵崗位實行保密安全責(zé)任制,確保保密措施的具體落實及泄密責(zé)任可追究。

7.5.2.5 承包方應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復(fù)制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議的條款可參見附錄C。

7.5.2.6 承包方應(yīng)按GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實施信息安全管理,加強計算機系統(tǒng)的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。

7.5.2.7 承包方應(yīng)制定應(yīng)急管理處置預(yù)案,響應(yīng)突發(fā)的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

7.5.2.8 承包方應(yīng)支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調(diào)查。

7.5.3 風(fēng)險管理

7.5.3.1 承包方應(yīng)建立風(fēng)險管理體系,避免或降低風(fēng)險給客戶和組織帶來的損失,確保組織運營的可持續(xù)性。

7.5.3.2 承包方可按照GB/T24353及與客戶的合同約定實施風(fēng)險管理。承包方應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)環(huán)境和內(nèi)容,制定風(fēng)險管理方針和風(fēng)險管理預(yù)案。

7.5.3.3 承包方應(yīng)參考《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》的相關(guān)要求制定應(yīng)急處置預(yù)案,并向客戶備案。風(fēng)險事故發(fā)生時,承包方應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案,采取相應(yīng)措施最大程度地降低風(fēng)險事故給組織和客戶造成的損失。

7.5.3.4 風(fēng)險事故發(fā)生后,承包方應(yīng)積極與客戶溝通,共同商議后續(xù)事宜。

7.5.4 知識產(chǎn)權(quán)管理

承包方應(yīng)建立和完善知識產(chǎn)權(quán)管理體系,有效保護客戶和組織的知識產(chǎn)權(quán),維護客戶和組織的權(quán)益。

7.5.5 環(huán)境管理

承包方應(yīng)按照GB/T24001及與客戶的合同約定建立環(huán)境管理體系,支持環(huán)境保護和污染預(yù)防,控制檔案服務(wù)對環(huán)境的影響。

7.5.6 職業(yè)健康管理

承包方應(yīng)按照GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業(yè)健康安全管理體系,保證與檔案服務(wù)相關(guān)的員工及其他人員的健康安全。

8 第三方機構(gòu)工作規(guī)范

8.1 第三方機構(gòu)工作原則

8.1.1 獨立原則

第三方機構(gòu)應(yīng)為與發(fā)包方或承包方無資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關(guān)系的法人,能獨立開展工作并承擔(dān)責(zé)任,不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。

8.1.2 公正原則

第三方機構(gòu)應(yīng)秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學(xué)方法對承包方進行評價,避免主觀偏好。

8.1.3 真實原則

第三方機構(gòu)應(yīng)真實地向發(fā)包方、承包方反映實際情況,避免夸大優(yōu)勢、避諱弱勢等不實行為。

8.2 第三方機構(gòu)工作要求

8.2.1 第三方機構(gòu)應(yīng)樹立以客戶為中心的理念,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),提高客戶滿意度。

8.2.2 第三方機構(gòu)應(yīng)通過與發(fā)包方的反復(fù)溝通、交流,充分了解發(fā)包方自身情況及其需求,從而據(jù)此為其選擇合適的承包方。

8.2.3 第三方機構(gòu)應(yīng)了解國家法律法規(guī)、標準和市場環(huán)境等的變化及其影響,掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)承包方發(fā)展情況,了解各個承包方具體的優(yōu)勢與劣勢。

8.2.4 第三方機構(gòu)應(yīng)詳細了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽等情況,并將調(diào)查結(jié)果客觀、真實地反饋給發(fā)包方。

附 錄 A

(資料性附錄)

檔案服務(wù)外包合同主要參考條款

甲方: (發(fā)包方) 乙方: (承包方)

根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī),甲乙雙方就 事項協(xié)商一致,共同訂立本合同,以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。

第一章 總 則

第一條 除非本合同另有明確規(guī)定或雙方書面同意,否則本合同的全部條款及所有附錄(合稱“本合同”)構(gòu)成雙方就本合同內(nèi)事項的協(xié)議和諒解,并優(yōu)先于雙方之前就該事項達成的其他所有協(xié)議。雙方確認其在同意簽署本合同時,并未依賴本合同以外的任何聲明、保證或其他擔(dān)保。

第二條 本合同如需修訂,須經(jīng)甲乙雙方協(xié)商同意,并達成書面修改合同,方為有效。在修改合同達成之前,本合同繼續(xù)有效。

第二章 服務(wù)內(nèi)容、范圍、地點和時間

第三條 服務(wù)內(nèi)容(根據(jù)檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫) 第四條 服務(wù)范圍(根據(jù)檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫) 第五條 工作場地

乙方在 為甲方提供服務(wù),并應(yīng)主動接受甲方對工作場地的監(jiān)督、檢查。

第六條 服務(wù)時間(根據(jù)檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫)

第三章 服務(wù)質(zhì)量要求

第七條 乙方在整個服務(wù)過程中應(yīng)確保甲方檔案的真實、完整、可用和安全。

第八條 乙方的檔案整理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足以下標準的要求:

(1)GB/T9705 文書檔案案卷格式

(2)GB/T11821 照片檔案管理規(guī)范

(3)GB/T11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

(4)GB/T17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分:電子文件歸檔與檔案管理

(5)GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

(6)GB/T50323—2001 城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

(7)GB/T50328—2014 建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范

(8)DA/T13 檔號編制規(guī)則

(9)DA/T15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

(10)DA/T18 檔案著錄規(guī)則

(11)DA/T19 檔案主題標引規(guī)則

(12)DA/T22 歸檔文件整理規(guī)則

(13)DA/T28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

(14)DA/T38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

(15)DA/T39 會計檔案案卷格式

(16)                                                                                 

(17)                                                                                 

第九條 乙方的檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足以下標準的要求:

1)DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

(2)DA/T43 縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

(3)                                                                                  

(4)                                                                                  

第十條 乙方的其他檔案管理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足國家、行業(yè)相關(guān)標準的要求。

第十一條 如果本合同第八、九、十條所提及的標準存在相矛盾之處,以甲方的規(guī)定或要求為準。

第四章 服務(wù)費用與付款方式

第十二條 服務(wù)價格(根據(jù)檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫) 第十三條 付款方式(根據(jù)檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫)

第五章 甲方責(zé)任

第十四條 甲方應(yīng)按照本合同第四章約定的金額和付款時間向乙方支付服務(wù)費用。

第十五條 甲方應(yīng)指定工作人員負責(zé)執(zhí)行本合同,支持和配合乙方的工作,并為乙方完成本合同規(guī)定服務(wù)提供必要的條件。

第十六條 甲方的委托行為及其他相關(guān)檔案管理行為,須遵守國家法律法規(guī)規(guī)定。由于甲方違法違規(guī)操作造成的損失,責(zé)任由甲方承擔(dān)。

第十七條 甲方須尊重并保護乙方的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。

第六章 乙方責(zé)任

第十八條 乙方保證已獲取并持有提供本合同規(guī)定服務(wù)所必須具備的所有許可證、執(zhí)照及批文。

第十九條 乙方應(yīng)確保甲方檔案的實體安全和信息安全,保護國家秘密、甲方商業(yè)秘密和個人隱私安全,保護甲方的知識產(chǎn)權(quán)。

第二十條 乙方嚴格按照國家法律法規(guī)及與甲方約定的檔案保管條件、業(yè)務(wù)操作程序、服務(wù)質(zhì)量標準,開展檔案服務(wù)。

第二十一條 乙方應(yīng)主動接受并積極配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門、甲方上級主管部門及甲方的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二十二條 在本合同有效期內(nèi),乙方應(yīng)每年向甲方提交一次服務(wù)能力自我評估報告或第三方評估報告。評估報告應(yīng)如實反映如下內(nèi)容(包括但不限于):乙方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、實際控制人、關(guān)鍵崗位人員、財務(wù)狀況、重要技術(shù)、重要基礎(chǔ)設(shè)施的變化情況,以及突發(fā)事件及處置、業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、保密管理等方面的情況。

第二十三條 乙方應(yīng)將可能接觸到甲方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工名單向甲方備案,未向甲方備案的員工不得接觸到甲方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù),原已備案員工離職也應(yīng)及時書面告知甲方。

第二十四條 未經(jīng)甲方書面授權(quán),乙方不得將本合同服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)包給第三方公司。如發(fā)現(xiàn)乙方有擅自轉(zhuǎn)包行為,甲方有權(quán)解除合同,并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

第七章 保密要求

第二十五條 乙方應(yīng)取得完成本合同服務(wù)所必需的相關(guān)保密資質(zhì)。

第二十六條 乙方須與員工簽訂保密協(xié)議或要求員工簽訂保密承諾,確保員工保守國家秘密、甲方商業(yè)秘密或相關(guān)個人隱私。

第二十七條 對于甲方因本合同提供乙方持有或處理的檔案(及其他涉密息或敏感信息),乙方須采取必要的安全措施,確保其不被損傷、銷毀、丟棄、竊取、刪除、更改、摘抄、公布、出版,不被未經(jīng)甲方同意或授權(quán)的組織或個人接觸、復(fù)制、使用。

第二十八條 乙方保證在收集、持有、處理或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息)時,只用于完成本合同規(guī)定的服務(wù)。

第二十九條 乙方保證只允許已向甲方備案的員工因完成本合同規(guī)定服務(wù)的需要,而接觸、復(fù)制或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息);并確保接觸、復(fù)制或使用該檔案(及其他涉密或敏感信息的乙方員工接受與乙方同樣的約束。

第三十條 乙方未經(jīng)甲方事先書面許可不得向任何第三方披露甲方檔案(及其他涉密信息或敏感信息);若被國家司法機關(guān)、國家行政管理機關(guān)依法要求披露該檔案(及其他涉密或敏感信息),須立即通知甲方。

第三十一條 乙方不得擅自存留甲方的任何檔案(及其他涉密或敏感信息)或其任何形式的復(fù)制件。

第三十二條 甲方有義務(wù)保守乙方的商業(yè)秘密,包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)價格標準、操作流程、技術(shù)方法、軟件系統(tǒng)、儀器設(shè)備等。

第三十三條 在得知本方員工違反保密規(guī)定或協(xié)議,導(dǎo)致對方秘密被泄露時,甲方或乙方應(yīng)立即采取補救措施,并及時通知對方。

第三十四條 甲方和乙方均應(yīng)主動接受、積極配合保密行政管理部門、檔案行政管理部門及其他有關(guān)部門的保密監(jiān)督檢查和泄露事件調(diào)查取證。

第三十五條 本合同第二十四條至第三十四條規(guī)定在本合同到期或終止后仍然有效。

第八章 知識產(chǎn)權(quán)

第三十六條 甲方檔案本身所包含的知識產(chǎn)權(quán)由原所有人所有。

第三十七條 乙方根據(jù)本合同規(guī)定服務(wù)對甲方檔案進行著錄、標引、掃描、摘錄、匯編、研究、出版等而產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有。

第三十八條 由乙方形成的,可脫離于甲方檔案或本合同服務(wù)內(nèi)容而獨立存在的知識產(chǎn)權(quán),如商標、軟件著作權(quán)、專利技術(shù)、商業(yè)秘密等,歸乙方所有。

第九章 違約責(zé)任

第三十九條 乙方未按照合同規(guī)定提供服務(wù)或服務(wù)質(zhì)量未達要求而導(dǎo)致甲方蒙受經(jīng)濟損失的,乙方應(yīng)向甲方賠償直接經(jīng)濟損失。

第四十條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失、泄密或甲方知識產(chǎn)權(quán)被侵害的,乙方應(yīng)向甲方賠償由此導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失和相應(yīng)間接經(jīng)濟損失。間接經(jīng)濟損失難以估量的,經(jīng)雙方友好協(xié)商確定,或提交仲裁機構(gòu)裁決。

第四十一條 因甲方原因?qū)е乱曳讲荒馨凑占s定履行合同或乙方知識產(chǎn)權(quán)被侵害的,甲方應(yīng)向乙方賠償由此導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失和相應(yīng)間接經(jīng)濟損失。

第四十二條 由甲方原因造成甲方檔案丟失、損毀或泄密的,由甲方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,乙方配合甲方開展調(diào)查取證。

第四十三條 甲方未按照本合同約定的金額和付款時間履行付款義務(wù)的,乙方有權(quán)要求甲方支付應(yīng)付而未付的服務(wù)費。每逾期支付一天,甲方應(yīng)承擔(dān)欠付金額 %的違約金;逾期付款超過個月的,乙方有權(quán)中止履行合同義務(wù)并解除合同,并要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。

第四十四條 乙方未按照本合同約定的時間完成服務(wù)內(nèi)容、交付服務(wù)成果的,甲方有權(quán)要求乙方予以賠償。每逾期一天,乙方應(yīng)賠償甲方合同金額 %的違約金;逾期超過 個月的,甲方有權(quán)中止或解除合同,并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

第四十五條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失或泄密的重大事件,或使甲方檔案面臨嚴重威脅時,甲方有權(quán)解除合同,并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

第四十六條 合同有效期內(nèi),因不可抗力任一方單方要求解除合同的,需提前 天書面通知對方。本條款所稱“不可抗力”指合同任一方無法合理控制并導(dǎo)致其無法履行本合同承諾或義務(wù)的情形。這些情形包括但不限于:(1)地震、旱災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、雨災(zāi)、雪災(zāi)、雷電、火山、泥石流、山體滑坡、地陷及任何其他自然災(zāi)害;(2)戰(zhàn)爭行為、公敵行為、恐怖活動、暴動、內(nèi)亂、罷工、惡意損壞、革命、政變、政府干預(yù)

(包括新法律、法規(guī)或法令)。

第十章 反商業(yè)賄賂

第四十七條 甲乙雙方都清楚并愿意嚴格遵守中華人民共和國反商業(yè)賄賂的法律規(guī)定,雙方都清楚任何形式的賄賂和貪瀆行為都將觸犯法律,并將受到法律的嚴懲。

第四十八條 甲方或甲方經(jīng)辦人、乙方或乙方經(jīng)辦人均不得向?qū)Ψ?、對方?jīng)辦人、甲方客戶或其他相關(guān)人員索要、收受、提供、給予合同約定外的任何利益,包括但不限于明扣、暗扣、現(xiàn)金、購物卡、實物

有價證券、旅游或其他非物質(zhì)性利益等,但如該等利益屬于行業(yè)慣例或通常做法,則須在合同中明示。第十一章 爭議解決

第四十九條 在求助于外部爭議解決機制前,合同雙方應(yīng)試圖通過友好協(xié)商解決與本合同相關(guān)的爭議。

第五十條 協(xié)商不成,交由被告方所在地仲裁機構(gòu)裁決或有管轄權(quán)的法院處理;爭議的解決適用中華人民共和國法律。

第五十一條 即使存在爭議,雙方應(yīng)繼續(xù)最大程度地履行各自在本合同下的義務(wù)。

第十二章 其他

第五十二條 本合同受中華人民共和國法律約束,并依據(jù)中華人民共和國法律進行解釋。本合同未盡事宜,依照有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行;法律法規(guī)未作規(guī)定的,甲乙雙方可以達成書面補充協(xié)議。

第五十三條 本合同的附錄和補充協(xié)議均為本合同不可分割的組成部分,與本合同具有同等的法律效力。

第五十四條 本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。

第五十五條 本合同一式 份,雙方各執(zhí) 份,對雙方均具有同等法律效力。

  甲 方:(蓋章)               乙 方:(蓋章)

  法定代表人/授權(quán)代表人:(簽章) 法定代表人/授權(quán)代表人:(簽章)   日期: 日期:

附 錄 B

(資料性附錄) 承包方員工備案表樣式   承包方員工備案表樣式見表B.1。

表B.1 承包方員工備案表

附 錄 C

(資料性附錄)

承包方員工保密協(xié)議參考條款

  甲方:××××公司

乙方:(員工姓名)(身份證號 )

甲乙雙方經(jīng)協(xié)調(diào),就乙方在甲方任職期間及離職后保守甲方秘密信息的有關(guān)事項自愿簽訂本協(xié)議。

第一條 本協(xié)議所稱甲方秘密信息指任何國家秘密、甲方商業(yè)秘密或?qū)儆诘谌?包括但不限于甲方客戶)但甲方負有保密義務(wù)的商業(yè)秘密或其他敏感信息。

第二條 乙方在甲方任職期間,須遵守國家的保密法律法規(guī)、甲方的保密規(guī)章制度和甲方客戶的保密要求,履行與其工作崗位相應(yīng)的保密職責(zé)。

第三條 甲方的保密制度未作規(guī)定或規(guī)定不完善之處,乙方應(yīng)本著謹慎、誠實的態(tài)度,采取必要合理的措施,保守其于任職期間知悉或者持有的任何甲方秘密信息。

第四條 除履行職務(wù)的需要外,未經(jīng)甲方同意,乙方不得摘抄、復(fù)制、泄露、傳播、告知、公布、出版?zhèn)鬟f、轉(zhuǎn)讓或者以其他任何方式使任何第三方知悉屬于甲方的秘密信息,也不得在履行職務(wù)之外使用這些秘密信息。

第五條 乙方所持有或保管的記錄著甲方秘密信息的文件、資料、圖表、圖片、筆記、報告、信件、傳真、U盤、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體,無論載體所有權(quán)屬于何方,乙方應(yīng)于離職或甲方提出要求時,上交甲方,且不得將這些載體及復(fù)制件擅自保留及交給其他任何人。

第六條 乙方同意甲方按甲方客戶保密要求將乙方相關(guān)個人信息(限姓名、身份證號、員工編號職務(wù)與工作崗位、與甲方簽訂勞動協(xié)議情況、與甲方簽訂保密協(xié)議情況、無犯罪記錄證明、離職日期)向客戶備案。

第七條 乙方在甲方任職期間,應(yīng)主動接受、積極配合國家保密行政管理部門、甲方的保密監(jiān)督乙方在甲方任職及離職后,應(yīng)主動接受、積極配合保密行政管理部門、甲方的泄密事件調(diào)查取證。

第八條 乙方在甲方任職期間,若違反國家的保密法律法規(guī)、甲方的保密規(guī)章制度、甲方客戶的保密要求以及本協(xié)議規(guī)定,導(dǎo)致甲方秘密信息泄露的,甲方有權(quán)立即解除與乙方的勞動關(guān)系,并追究乙方的違約責(zé)任。

第九條 乙方離職之后,仍對其在甲方任職期間接觸、知悉的秘密信息,承擔(dān)如同任職期間一樣的保密義務(wù)。

第十條 乙方認可:甲方在支付乙方的工資報酬時,已考慮了乙方離職后需要承擔(dān)的保密義務(wù),無須在乙方離職時另外支付保密費。

第十一條 因本協(xié)議而引起的糾紛,如果協(xié)商解決不成,任何一方均有權(quán)提起訴訟。

第十二條 本協(xié)議一式兩份,甲乙雙方各執(zhí)一份。自雙方簽字或蓋章之日起生效。

    甲 方:(公章)   ××公司        乙 方:(簽字)

  法定代表人/授權(quán)代表人:(簽章)   簽訂日期:   年  月  日 簽訂日期:   年  月  日