檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)

范圍

DA/T68的本部分規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。

本部分適用于機關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會組織開展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

本部分適用不涉及國家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行。

規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T1722 投訴處理指南

DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T43 縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T62 錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T68.1 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分:總則

DA/T71 紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范

3 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1檔案數(shù)字化服務(wù) archivesdigitizationservice

承包方利用計算機技術(shù)將發(fā)包方的檔案由模擬信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號的處理、服務(wù)過程。

注:本部分中檔案數(shù)字化服務(wù),不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤?/span>

4 發(fā)包方工作規(guī)范

4.1總體要求

發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定,堅持合法、安全、可控原則開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

4.2發(fā)包前期準備工作

4.2.1明確工作要求

4.2.1.1 發(fā)包方應(yīng)按照 DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,確定檔案數(shù)字 化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全等要求。

4.2.1.2發(fā)包方應(yīng)對檔案進行鑒定,明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序。涉及商業(yè)秘密、個人隱私的檔案數(shù)字化服務(wù)外包應(yīng)慎重。利用率高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的重點對象。價值珍貴的檔案, 面臨字跡消褪、載體脆化等危險的歷史檔案,具有特色的檔案,以及與重要專題相關(guān)性高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

4.2.1.3發(fā)包方應(yīng)根據(jù)DA/T31、DA/T43、DA/T62的規(guī)定及實際工作需要,明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范、驗收標準及工期。

4.2.2選定承包方

4.2.2.1發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求對承包方進行篩選。列入政府采購范圍的檔案數(shù)字化服務(wù)外包項目應(yīng)遵循政府采購法律法規(guī)。

4.2.2.2發(fā)包方應(yīng)對承包方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實際控制人身份進行核實,掌握承包方公司背景。

4.2.2.3發(fā)包方應(yīng)將承包方的財務(wù)狀況、項目經(jīng)驗、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件、管理制度、實施方案、工期控制、風(fēng)險控制、售后服務(wù)等納入對承包方的評價體系。

4.2.2.4發(fā)包方應(yīng)對承包方的資質(zhì)、信用進行考察,了解其是否存在不良記錄。

4.2.3簽訂合同

確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

4.2.4選定場所

4.2.4.1檔案數(shù)字化加工場所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點。

4.2.4.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)在相對獨立的、封閉的區(qū)間。

4.2.4.3檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

4.2.4.4發(fā)包方應(yīng)自行或要求承包方在檔案數(shù)字化加工場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化加工場所的出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲區(qū)和工作區(qū),實施全方位監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)一般應(yīng)由發(fā)包方專人負責(zé),由承包方負責(zé)的應(yīng)接受發(fā)包方監(jiān)管。檔案數(shù)字化加工場所設(shè)于發(fā)包方辦公地點之外的,發(fā)包方應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),并要求承包方將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄移交發(fā)包方保存。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月;發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前,要留存視頻回放記錄。

4.2.5配置設(shè)備

4.2.5.1發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。

4.2.5.2承包方提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng),應(yīng)經(jīng)發(fā)包方或受發(fā)包方委托的第三方檢查合格后方可使用。

4.3檔案數(shù)字化過程管理

4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方的檔案數(shù)字化加工進行全過程、全方位的管控。

4.3.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。

4.3.3發(fā)包方應(yīng)對擬數(shù)字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理,檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進行必要地記錄或標記。

4.3.4發(fā)包方應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔出庫,并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫。調(diào)檔出庫與接收歸庫時,發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案交接單一式兩份。

4.3.5對正在進行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應(yīng)該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應(yīng)及時與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應(yīng)進行消毒殺蟲處理。

4.3.6發(fā)包方應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

4.3.7發(fā)包方應(yīng)要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單,對檔案數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的工作情況進行記錄。工作流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。

4.3.8發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質(zhì)進行安全檢查并登記造冊、統(tǒng)一保管,嚴禁承包方擅自處理。

4.3.9發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應(yīng)及時向有關(guān)部門報告,并采取補救措施。

4.4檔案數(shù)字化成果管理

4.4.1數(shù)據(jù)檢驗

4.4.1.1一般應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目,可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗,抽檢率不得低于 5%。對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對應(yīng)的準確性,抽檢合格率應(yīng)為100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。

4.4.1.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果相關(guān)的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。

4.4.2安全確認

4.4.2.1發(fā)包方應(yīng)對承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。

4.4.2.2發(fā)包方應(yīng)對承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進行檢查,以確保其無信息留存。凡存有信息的,在檔案數(shù)字化外包服務(wù)驗收后,須作清除信息的安全處理。發(fā)包方應(yīng)將承包方自帶設(shè)備的硬盤予以拆除,并將其與數(shù)字化加工過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一并予以接收。

4.4.3驗收總結(jié)

4.4.3.1發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化外包項目進行項目驗收,對不符合法規(guī)、標準、合同的交付成果,應(yīng)要求承包方限期整改。

4.4.3.2經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗、安全確認、驗收評估之后,發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)及其他相關(guān)記錄的交接手續(xù)。

4.4.3.3發(fā)包方應(yīng)將檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結(jié)經(jīng)驗,持續(xù)改進。

5 承包方工作規(guī)范

5.1總體要求

承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求,在加強基本服務(wù)能力建設(shè)的同時,提高檔案數(shù)字化服務(wù)所需的特殊服務(wù)能力。

5.2制定工作方案

5.2.1在開展檔案數(shù)字化加工之前,承包方應(yīng)對發(fā)包方的具體實際需求進行調(diào)查研究,掌握擬數(shù)字化加工的檔案的數(shù)量、質(zhì)量和管理狀況,明確檔案數(shù)字化服務(wù)的工作目標,以及完成目標所需的條件。

5.2.2承包方應(yīng)根據(jù)調(diào)查研究結(jié)果編制工作方案。工作方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:工作目標、工作內(nèi)容、服務(wù)范圍、操作流程、軟硬件配置、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標和方法、驗收依據(jù)、安全管理措施、進度安排、風(fēng)險控制等。

5.3人員管理

5.3.1承包方應(yīng)保證參與檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作人員,已根據(jù)國家勞動法律法規(guī)與公司簽訂書面勞動合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

5.3.2承包方應(yīng)根據(jù)項目需要,配備具有相應(yīng)知識水平和業(yè)務(wù)技能的項目經(jīng)理和員工,并保證項目團隊成員具有一定的穩(wěn)定性。

5.3.3承包方應(yīng)對項目組成員進行不少于5天的操作培訓(xùn),相關(guān)成員經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

5.3.4承包方應(yīng)按發(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

5.4設(shè)備管理

5.4.1檔案數(shù)字化加工所需的計算機各種硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標準的要求。其中,軟件系統(tǒng)應(yīng)為正版軟件,數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件須通過國家安全認證。

5.4.2除必要的計算機操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件、數(shù)據(jù)庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關(guān)軟件。

5.4.3檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備,必須采用技術(shù)手段或物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

5.4.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離,禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。

5.4.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)及信息管理軟件應(yīng)建立身份鑒別、訪問權(quán)限設(shè)置等安全保密措施,根據(jù)員工類型及崗位職責(zé)賦予相應(yīng)的訪問權(quán)限。

5.4.6檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統(tǒng),準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和檔案數(shù)字化成果流向等信息。

5.4.7用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備、存儲介質(zhì)嚴禁與其他設(shè)備、存儲介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化加工專用的設(shè)備、存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。

5.4.8檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應(yīng)經(jīng)發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

5.5現(xiàn)場管理

5.5.1非工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案數(shù)字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)停留。

5.5.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)有儲物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設(shè)備帶入工作區(qū)域。

5.5.3檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)嚴禁存放除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外的任何易燃易爆危險品。嚴禁將火柴、打火機、飲料、食品、動物等帶入檔案數(shù)字化加工場所。

5.5.4檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)作業(yè)完畢后,除必須開啟的監(jiān)控、報警、消防等電源外,包括照明在內(nèi)的其他電源必須關(guān)閉。

5.5.5承包方應(yīng)建立現(xiàn)場上下班物品清點值班制度,嚴禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。下班后,移動存儲設(shè)備應(yīng)存放于專柜、上鎖,指定專人負責(zé)保管。

5.6訪客管理

5.6.1發(fā)包方、承包方因業(yè)務(wù)需要,邀請或接受非工作人員進入檔案數(shù)字化加工場所時,應(yīng)征得發(fā)包方的同意,并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

5.6.2必要時,訪客在進入檔案數(shù)字化加工場所前應(yīng)簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

5.6.3訪客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設(shè)備帶入檔案數(shù)字化加工場所。

5.6.4訪客進入檔案數(shù)字化加工場所,應(yīng)佩戴發(fā)放的標明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

5.6.5訪客應(yīng)遵守檔案數(shù)字化加工場所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內(nèi)進行參觀,不得隨意走動,不得觸碰物品。

5.7流程與作業(yè)管理

5.7.1承包方應(yīng)按照DA/T31的規(guī)定設(shè)計檔案數(shù)字化流程,主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄。

5.7.2承包方應(yīng)防止工作人員在檔案數(shù)字化過程中,尤其是對檔案進行拆卷、預(yù)整理、復(fù)卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內(nèi)容。

5.7.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數(shù)字化,防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

5.7.4檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應(yīng)符合DA/T31、DA/T43、DA/T62的相關(guān)規(guī)定。

5.8成果管理

5.8.1對于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果,承包方應(yīng)做好備份管理,以免數(shù)據(jù)丟失。

5.8.2承包方應(yīng)將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果,包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等,以及使用的各種存儲介質(zhì),及時移交發(fā)包方,并履行書面交接手續(xù)。

5.8.3承包方應(yīng)將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

5.9持續(xù)改進

承包方應(yīng)及時總結(jié)檔案數(shù)字化服務(wù)過程中的經(jīng)驗,不斷改進服務(wù)工作,持續(xù)提升服務(wù)能力。

6 信用評價與質(zhì)量監(jiān)督

6.1信用評價

6.1.1承包方應(yīng)建立企業(yè)信用評價檔案。

6.1.2承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對業(yè)務(wù)、安全、保密等各項檢查或調(diào)查。

6.1.3發(fā)包方可對承包方的工作質(zhì)量進行評價,必要時出具評價意見。

6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

6.2.1發(fā)包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督。

6.2.2承包方檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督,保證資質(zhì)證書有效。

6.2.3第三方機構(gòu)應(yīng)按照DA/T68.1的有關(guān)要求開展服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督工作。

6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機制,對外公布投訴聯(lián)系方式。

6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議,并建立反饋意見檔案。

6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時,雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調(diào)解、仲裁或提請訴訟。

參 考 文 獻

[1]國家檔案局.檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法.2008年8月27日.

[2]國家檔案局.檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范.2014年12月8日.