檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分:檔案整理服務(wù)

范 圍

本文件規(guī)定了檔案整理服務(wù)外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督的要求。

本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國(guó)家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)外包工作。

規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 17242 投訴處理指南

DA/T 68.1—2020  檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分:總則

3 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1 檔案整理 archives arrangement

按照一定的原則,對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。  [來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]

3.2檔案整理外包 archives arrangement out source

發(fā)包方根據(jù)需要,對(duì)指定范圍內(nèi)的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

3.3檔案整理服務(wù) archives arrangement service

承包方根據(jù)合同約定,按照一定的原則和方法,對(duì)發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務(wù),以滿足發(fā)包方需求的行為。

3.4整理服務(wù)項(xiàng)目組 archives arrangement service project team

承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務(wù)需求、檔案特點(diǎn)及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務(wù)而建立的工作組。

4 發(fā)包方工作規(guī)范

4.1總體要求

發(fā)包方應(yīng)按照DA/T 68.1的規(guī)定,堅(jiān)持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務(wù)外包范圍,開展外包工作。根據(jù)國(guó)家法律法規(guī),結(jié)合各地區(qū)政策實(shí)際,選定符合條件的承包方,簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議, 并履行組織、管理、檢查、驗(yàn)收責(zé)任,做好對(duì)外包項(xiàng)目全過程、全方位的管控。

4.2前期準(zhǔn)備

4.2.1發(fā)包方應(yīng)提供待整理檔案的清單。

4.2.2發(fā)包方應(yīng)提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場(chǎng)所、設(shè)施、設(shè)備。

4.2.3發(fā)包方應(yīng)組建檔案整理外包工作小組,指定專人負(fù)責(zé)與承包方對(duì)接,有序推進(jìn)檔案整理服務(wù)外包工作。

4.2.4發(fā)包方應(yīng)明確檔案整理的工作內(nèi)容、工作要求和應(yīng)遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務(wù)方案,與承包方做到權(quán)責(zé)明晰。

4.2.5發(fā)包方應(yīng)與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點(diǎn)交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應(yīng)區(qū)分類別,標(biāo)明數(shù)量、移交人、接收人和移交時(shí)間等內(nèi)容。

4.3人員管理

4.3.1發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方整理服務(wù)項(xiàng)目組人員名單的確定與調(diào)整進(jìn)行審核備案(備案表參見DA/T 68.1—2020附錄B),并對(duì)承包方整理服務(wù)人員的情況進(jìn)行監(jiān)管。

4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務(wù)項(xiàng)目組的人員,凡進(jìn)入整理場(chǎng)所的其他人員應(yīng)履行登記手續(xù)。整理場(chǎng)所人員進(jìn)出登記表參見附錄 A。

4.3.3外單位人員及承包方非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進(jìn)入整理場(chǎng)所應(yīng)經(jīng)發(fā)包方審批。訪客進(jìn)入整理場(chǎng)所審批表參見附錄B。

4.4場(chǎng)所管理

4.4.1檔案整理場(chǎng)所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點(diǎn),確需安排在承包方提供的場(chǎng)所,應(yīng)在合同中明確責(zé)任。

4.4.2檔案整理場(chǎng)所應(yīng)符合安保、消防等檔案安全管理要求。

4.4.3檔案整理場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場(chǎng)所外應(yīng)配備專柜,供存放私人物品。

4.4.4發(fā)包方和承包方應(yīng)落實(shí)專人,加強(qiáng)整理場(chǎng)所管理。

4.4.5發(fā)包方應(yīng)對(duì)整理場(chǎng)所進(jìn)行定期或不定期的巡查并建立臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)反映檢查時(shí)間、檢查人、檢查事項(xiàng)、存在問題、整改措施及落實(shí)情況等。

4.4.6整理場(chǎng)所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實(shí)施全方位監(jiān)控,重點(diǎn)覆蓋檔案整理場(chǎng)所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應(yīng)避免直接攝錄檔案內(nèi)容。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月。

4.4.7發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)視頻進(jìn)行回放檢查,并建立回放記錄臺(tái)賬。檔案整理場(chǎng)所設(shè)于承包方的,應(yīng)要求承包方移交視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄臺(tái)賬。

4.4.8進(jìn)出整理場(chǎng)所人員不應(yīng)攜帶照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等電子設(shè)備和智能穿戴設(shè)備。確需攜帶的,應(yīng)經(jīng)發(fā)包方安全檢查,形成進(jìn)出場(chǎng)記錄,并指定專人管理。

4.4.9檔案整理場(chǎng)所內(nèi)除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外,嚴(yán)禁存放任何易燃易爆危險(xiǎn)品,嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、水杯、飲料、食品、動(dòng)物等私人物品帶入檔案整理場(chǎng)所。

4.5設(shè)備管理

4.5.1發(fā)包方應(yīng)做好整理服務(wù)所使用的信息設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備的管理。

4.5.2整理服務(wù)入場(chǎng)時(shí),發(fā)包方應(yīng)做好設(shè)備的信息安全技術(shù)檢測(cè)和登記工作,并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

4.5.3整理服務(wù)過程中,應(yīng)對(duì)設(shè)備使用情況進(jìn)行檢查,嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò),嚴(yán)禁檔案服務(wù)項(xiàng)目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。

4.5.4整理服務(wù)撤場(chǎng)前,發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方攜帶的設(shè)備進(jìn)行信息安全技術(shù)檢測(cè),徹底清除整理服務(wù)過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設(shè)備移交發(fā)包方。

4.6過程管理

4.6.1發(fā)包方應(yīng)加強(qiáng)對(duì)承包方檔案服務(wù)過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時(shí)消除安全隱患。

4.6.2發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的實(shí)施質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查,必要時(shí)引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)監(jiān)管。

4.6.3發(fā)包方應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決承包方在檔案整理服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應(yīng)歸未歸、缺章少頁、無處理結(jié)果等相關(guān)問題并做好收集、增補(bǔ)等工作。對(duì)確實(shí)無法收集、增補(bǔ)的,應(yīng)出具情況說明。

4.6.4發(fā)包方應(yīng)定期聽取承包方檔案整理工作的進(jìn)度匯報(bào)。發(fā)現(xiàn)實(shí)施進(jìn)度與計(jì)劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應(yīng)及時(shí)溝通,必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應(yīng)采取應(yīng)急措施并及時(shí)向同級(jí)檔案主管部門報(bào)告。

4.7項(xiàng)目驗(yàn)收

4.7.1發(fā)包方在確定項(xiàng)目完成后,應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。

4.7.2檔案數(shù)量較大、服務(wù)周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目,發(fā)包方可組織階段性驗(yàn)收。

4.7.3發(fā)包方應(yīng)以國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案等為驗(yàn)收依據(jù),從工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況、整理場(chǎng)所設(shè)施設(shè)備配置使用情況、人員管理情況、整理服務(wù)質(zhì)量情況、合同履行情況等方面進(jìn)行驗(yàn)收。

4.7.4整理服務(wù)質(zhì)量主要從分類的準(zhǔn)確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對(duì)應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號(hào)編制的準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行抽查,抽查比例不應(yīng)少于各類檔案總量的20%。整理服務(wù)質(zhì)量準(zhǔn)確率要求達(dá)95%及以上,其中條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對(duì)應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號(hào)準(zhǔn)確率要求達(dá)100%。

4.7.5驗(yàn)收未通過的,發(fā)包方應(yīng)出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過。

4.7.6驗(yàn)收通過后,發(fā)包方應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,與承包方做好檔案實(shí)體清點(diǎn),辦理交接手續(xù)。

4.7.7項(xiàng)目自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告形成之日起進(jìn)入質(zhì)保期,質(zhì)保期一般不少于1年。質(zhì)保內(nèi)容和范圍可在合同中明確。

4.7.8發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺(tái)賬、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料及時(shí)收集并歸檔。

5 承包方工作規(guī)范

5.1總體要求

承包方應(yīng)按照DA/T 68.1的要求,加強(qiáng)自身目標(biāo)與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理、安全管理,遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案整理服務(wù)工作。

5.2開工準(zhǔn)備

5.2.1承包方應(yīng)與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機(jī)構(gòu)職能、擬發(fā)包項(xiàng)目的概況、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息,必要時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要。

5.2.2承包方應(yīng)編制整理服務(wù)方案,主要包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)依據(jù)、人員配置、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)地點(diǎn)、整理方法、整理內(nèi)容,以及進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認(rèn)。

5.2.3承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、整理人員等項(xiàng)目組成員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和技術(shù)交底。

5.2.4承包方制定的項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、保密管理、安全管理等制度,應(yīng)提交發(fā)包方審核備案。

5.3人員保障

5.3.1承包方應(yīng)根據(jù)招投標(biāo)文件、合同等約定,成立整理服務(wù)項(xiàng)目組,按發(fā)包方要求配備具有相應(yīng)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和整理人員,并保證項(xiàng)目組成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應(yīng)征得發(fā)包方同意并及時(shí)報(bào)發(fā)包方備案。

5.3.2承包方有責(zé)任對(duì)整理服務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行背景調(diào)查,確保社會(huì)關(guān)系清楚,歷史清白。

5.3.3承包方應(yīng)對(duì)檔案整理服 務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行安全保密教育,簽訂勞動(dòng)合同和保密責(zé)任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

5.4場(chǎng)所管理

5.4.1承包方可對(duì)發(fā)包方提供的整理場(chǎng)所提出合理化建議。

5.4.2承包方應(yīng)與整理服務(wù)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人簽訂承諾書,明確其對(duì)整理場(chǎng)所負(fù)直接管理責(zé)任。

5.4.3工作期間,整理場(chǎng)所應(yīng)封閉管理,非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員,未經(jīng)發(fā)包方審批,訪客不應(yīng)隨意進(jìn)入。

5.4.4整理場(chǎng)所應(yīng)整潔有序。私人物品應(yīng)放置在專柜,不應(yīng)帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

5.5作業(yè)管理

5.5.1承包方應(yīng)掌握所承接檔案類型的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好檔案實(shí)體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等整理服務(wù)工作。

5.5.2承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)形成相應(yīng)的工作流程單,對(duì)檔案整理服務(wù)各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應(yīng)記錄,保證檔案整理服務(wù)過程的可追溯性。

5.5.3承包方在整理服務(wù)過程中,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。

5.5.4承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)建立質(zhì)檢管理機(jī)制,落實(shí)質(zhì)檢人員,對(duì)各操作環(huán)節(jié)或步驟進(jìn)行質(zhì)檢, 質(zhì)檢情況可形成項(xiàng)目問題跟蹤表(見附錄D)。

5.5.5承包方應(yīng)定期向發(fā)包方匯報(bào)整理服務(wù)進(jìn)展情況。

5.5.6未經(jīng)發(fā)包方允許,承包方不應(yīng)將檔案、檔案復(fù)制件及其他各種文件材料帶離整理場(chǎng)所,不應(yīng)帶入有信息錄入、傳播功能的設(shè)備,不應(yīng)以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調(diào)整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時(shí),雙方應(yīng)及時(shí)溝通,必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

5.5.8承包方應(yīng)將整理服務(wù)過程中形成的備查資料或認(rèn)為不需要?dú)w檔的文件登記造冊(cè),供發(fā)包方審定、處置。嚴(yán)禁擅自銷毀文件。

5.5.9承包方在整理服務(wù)過程中,應(yīng)落實(shí)好檔案安全和保密制度,確保檔案實(shí)體和信息安全,保守國(guó)家秘密,保護(hù)發(fā)包方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私安全。

5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應(yīng)協(xié)助做好相關(guān)工作。

5.6交付撤場(chǎng)

5.6.1項(xiàng)目完成后,承包方應(yīng)提出驗(yàn)收申請(qǐng),配合發(fā)包方開展驗(yàn)收工作。

5.6.2通過驗(yàn)收后,承包方應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。

5.6.3承包方撤場(chǎng)前應(yīng)將檔案實(shí)體、電子目錄、紙質(zhì)目錄、整理說明、工作臺(tái)帳、數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)設(shè)備、辦公設(shè)備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

5.6.4承包方攜帶進(jìn)場(chǎng)的信息設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等須經(jīng)發(fā)包方安全確認(rèn),方可帶離。

5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應(yīng)將監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應(yīng)對(duì)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)做好安全保密工作。

5.6.6承包方撤場(chǎng)前應(yīng)向發(fā)包方有關(guān)人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關(guān)培訓(xùn)。

5.7后續(xù)管理

5.7.1承包方因服務(wù)項(xiàng)目形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、整理服務(wù)方案、工作聯(lián)系單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、客戶滿意度調(diào)查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應(yīng)及時(shí)歸檔。

5.7.2承包方對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)落實(shí)整改,直至驗(yàn)收通過并積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提升服務(wù)能力。

5.7.3承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心,在整理服務(wù)流程中按照“計(jì)劃-實(shí)施-評(píng)估-改進(jìn)”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

5.7.4在質(zhì)保期內(nèi),承包方應(yīng)依據(jù)合同約定對(duì)發(fā)包方進(jìn)行回訪,向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo),總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。

6 信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

6.1信用評(píng)價(jià)

6.1.1發(fā)包方可對(duì)承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià),必要時(shí)出具評(píng)價(jià)意見。

6.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評(píng)價(jià)情況建立服務(wù)信用評(píng)價(jià)檔案。

6.1.3承包方應(yīng)配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務(wù)管理、安全保密等各項(xiàng)檢查。

6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

6.2.1發(fā)包方檔案整理服務(wù)外包工作應(yīng)接受國(guó)家有關(guān)部門的監(jiān)督。

6.2.2承包方應(yīng)依法合規(guī)開展檔案整理服務(wù),并接受國(guó)家有關(guān)部門的監(jiān)督。

6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責(zé)任,督促檔案服務(wù)外包單位落實(shí)管理責(zé)任,檢查檔案服務(wù)外包中的檔案安全、服務(wù)質(zhì)量、管理措施和條件保障等情況。

6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì) 量投訴機(jī)制,對(duì)外公布投訴聯(lián)系方式。

6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭(zhēng)議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請(qǐng)調(diào)解、仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟。

附 錄 A

(資料性)

整理場(chǎng)所人員進(jìn)出登記表表A.1給出了整理場(chǎng)所人員進(jìn)出登記表的樣式。

表A.1 整理場(chǎng)所人員進(jìn)出登記表

附 錄 B

(資料性)

訪客進(jìn)入整理場(chǎng)所審批表表B.1給出了訪客進(jìn)入整理場(chǎng)所審批表的樣式。

表B.1 訪客進(jìn)入整理場(chǎng)所審批表

附 錄 C (資料性) 工作聯(lián)系單表C.1給出了承包方和發(fā)包方工作聯(lián)系單的樣式。

表C.1 工作聯(lián)系單

編號(hào): 日期:

  注: 一式二份,雙方各執(zhí)一份。

附 錄 D

(資料性) 項(xiàng)目問題跟蹤表表D.1給出了項(xiàng)目問題跟蹤表的樣式。

表D.1 項(xiàng)目問題跟蹤表

項(xiàng)目名稱: 檢查時(shí)間:

參 考 文 獻(xiàn)

[1]  機(jī)關(guān)檔 案管理規(guī)定.國(guó)家檔案局令第13號(hào).

[2] DA/T42—2009 企業(yè)檔案工作規(guī)范