檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第3部分:檔案管理咨詢服務(wù)

范圍

DA/T68的本部分規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作,包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等要求。

本部分適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開(kāi)展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作。

規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T17242 投訴處理指南

GB/T22119 信用服務(wù)機(jī)構(gòu) 誠(chéng)信評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)規(guī)范

DA/T68.1 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分:總則

3 術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1 檔案管理咨詢服務(wù) archivesmanagementconsultingservice

承包方受發(fā)包方委托,運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、科學(xué)方法和技術(shù)手段,通過(guò)調(diào)查、研究、分析為發(fā)包方提供檔案工作體系設(shè)計(jì)、檔案管理方案設(shè)計(jì)、檔案信息開(kāi)發(fā)利用方案設(shè)計(jì)、檔案信息化方案設(shè)計(jì)、檔案外包服務(wù)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、檔案科研、檔案工作用房建設(shè)咨詢、檔案工作評(píng)估、檔案培訓(xùn)等服務(wù)的行為。

3.2 檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu) archivesmanagementconsultativeagency 依法設(shè)立、提供檔案管理咨詢服務(wù)、實(shí)行獨(dú)立核算的社會(huì)組織。

3.3 項(xiàng)目經(jīng)理 consultingprojectmanager

檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)(3.2)派出的,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目策劃、實(shí)施進(jìn)行全面管控的管理人員。

3.4咨詢員 consultant

檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)(3.2)派出的,在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下具體承擔(dān)咨詢工作的人員。

4 檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容

4.1檔案工作體系設(shè)計(jì)服務(wù)

為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機(jī)制策劃、檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制、檔案工 DA/T68.3—2020

作流程設(shè)計(jì)等服務(wù)的行為。

4.2檔案管理方案設(shè)計(jì)服務(wù)

為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理方案咨詢服務(wù)的行為。

4.3檔案信息開(kāi)發(fā)利用方案設(shè)計(jì)服務(wù)

為發(fā)包方提供檔案編研成果、開(kāi)展檔案展陳及其他檔案利用形式的設(shè)計(jì)方案等服務(wù)的行為。

4.4檔案信息化方案設(shè)計(jì)服務(wù)

為發(fā)包方提供檔案信息化建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)、檔案信息化實(shí)施方案設(shè)計(jì)、電子檔案管理系統(tǒng)需求分析等服務(wù)的行為。

4.5檔案服務(wù)外包項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)服務(wù)

為發(fā)包方提供檔案服務(wù)外包項(xiàng)目在服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面設(shè)計(jì)方案或制作招標(biāo)文書(shū)的行為。

4.6檔案科研服務(wù)

指導(dǎo)發(fā)包方或與發(fā)包方合作,進(jìn)行檔案科研課題申報(bào)、研究和成果推廣應(yīng)用等服務(wù)的行為。

4.7檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)

為發(fā)包方開(kāi)展檔案庫(kù)房、技術(shù)用房、利用用房等建設(shè)選址、加固改造、功能布局和設(shè)施設(shè)備配置可行性研究或提供方案等服務(wù)的行為。

4.8檔案工作評(píng)估服務(wù)

為發(fā)包方提供全面或局部的檔案工作能力、效率、安全、合規(guī)性等方面評(píng)估服務(wù)的行為。

4.9檔案培訓(xùn)服務(wù)

為發(fā)包方提供檔案規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的解讀、檔案管理知識(shí)傳授、檔案業(yè)務(wù)操作技能訓(xùn)練、檔案館(室)安全應(yīng)急演練等服務(wù)的行為。

4.10其他服務(wù)

根據(jù)發(fā)包方需要提供的其他檔案管理咨詢服務(wù)的行為。

5 發(fā)包方工作規(guī)范

5.1工作原則

發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1中6.1的規(guī)定,遵循合法、安全、可控原則,經(jīng)過(guò)規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)等程序,實(shí)施檔案管理咨詢服務(wù)工作。

5.2項(xiàng)目的確定

發(fā)包方應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定,在項(xiàng)目發(fā)包前,對(duì)檔案管理咨詢的需求進(jìn)行信息敏感性評(píng)估,確定咨詢服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容,明確涉密或敏感信息項(xiàng)目的服務(wù)外包承包方須持有涉密資質(zhì)等特殊要求,編制科學(xué)、合理、可行、標(biāo)的明確的招標(biāo)文件。無(wú)須對(duì)外招標(biāo)的項(xiàng)目參照本部分執(zhí)行。

5.3合同執(zhí)行與監(jiān)督

5.3.1合同的執(zhí)行與監(jiān)督應(yīng)符合DA/T68.1的規(guī)定。在合同履行中,標(biāo)的量或技術(shù)要求發(fā)生重大變化的,應(yīng)及時(shí)提出書(shū)面說(shuō)明,必要時(shí)需簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

5.3.2發(fā)包方在檔案管理咨詢服務(wù)過(guò)程中,應(yīng)全程參與并加強(qiáng)對(duì)檔案出入庫(kù)、承包方人員查閱檔案的審批、登記,確保檔案安全保密。

5.3.3發(fā)包方應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,及時(shí)檢查實(shí)施記錄,掌握項(xiàng)目進(jìn)度,督促項(xiàng)目實(shí)施,加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督管理,防范承包方違約風(fēng)險(xiǎn),確保咨詢服務(wù)符合要求。

5.3.4檔案咨詢服務(wù)成果應(yīng)根據(jù)合同明確權(quán)益,未經(jīng)成果擁有方同意,另一方不得擅自發(fā)表。

6 承包方工作規(guī)范

6.1工作原則

6.1.1承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求,做好檔案管理咨詢服務(wù)體系建設(shè),在加強(qiáng)基本服務(wù)能力建設(shè)

的同時(shí),提高檔案咨詢服務(wù)所需的專業(yè)服務(wù)能力。

6.1.2承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心,在咨詢服務(wù)流程中按照PDCA(計(jì)劃-實(shí)施-評(píng)估-改進(jìn))循環(huán)

執(zhí)行,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

6.1.3承包方開(kāi)展工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、方案設(shè)計(jì)等咨詢服務(wù)工作時(shí),應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提出的制度建設(shè)和收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、信息化等業(yè)務(wù)建設(shè)意見(jiàn)須符合規(guī)定。

6.1.4承包方的工作指導(dǎo)、意見(jiàn)建議應(yīng)具有針對(duì)性、可操作性,符合發(fā)包方實(shí)際情況,應(yīng)跟蹤指導(dǎo)發(fā)包方咨詢意見(jiàn)建議的實(shí)施,出具檔案管理咨詢服務(wù)報(bào)告。

6.2服務(wù)能力建設(shè)

6.2.1承包方應(yīng)依法取得法人資格,并具有檔案管理咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的資質(zhì)。

6.2.2在開(kāi)展檔案管理咨詢服務(wù)之前,承包方應(yīng)根據(jù)發(fā)包方的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查研究,明確完成目標(biāo)所需的人員、時(shí)間、技術(shù)、設(shè)備、制度等條件。

6.2.3承包方應(yīng)與員工簽訂安全保密協(xié)議,履行用人單位管理義務(wù),維護(hù)檔案安全。

6.2.4承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要,配備具有相應(yīng)知識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力的項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員,并保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)過(guò)程中的穩(wěn)定性。

6.2.5承包方應(yīng)組織項(xiàng)目人員參加檔案管理崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提升服務(wù)能力。

7 工作流程

7.1 洽談

7.1.1 發(fā)包方應(yīng)與承包方通過(guò)商務(wù)洽談,明確咨詢服務(wù)的目的、內(nèi)容、需求等。

7.1.2 根據(jù)咨詢服務(wù)內(nèi)容,明確服務(wù)可行性,制定咨詢建議方案,確定服務(wù)目標(biāo)、范圍、工作方法和計(jì)劃、工作成果、人員及費(fèi)用等。

7.2 簽訂合同

發(fā)包方和承包方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和DA/T68.1的規(guī)定簽訂合同。

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7.3 項(xiàng)目實(shí)施

7.3.1 工作準(zhǔn)備

7.3.1.1 實(shí)施前承包方應(yīng)成立項(xiàng)目組,確定項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員,明確職責(zé)、服務(wù)內(nèi)容、進(jìn)度和要求。

7.3.1.2 確定工作場(chǎng)所,配備相應(yīng)設(shè)施,制定服務(wù)細(xì)則。

7.3.2 工作開(kāi)展

7.3.2.1 開(kāi)展必要的調(diào)研

根據(jù)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行深入調(diào)研,掌握全面可靠數(shù)據(jù)和第一手材料。調(diào)研應(yīng)遵循以下程序和要求:

a)確定調(diào)研范圍,設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷; 

b)收集調(diào)研數(shù)據(jù)、材料;

c)調(diào)研應(yīng)全面、詳細(xì),數(shù)據(jù)應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確。

7.3.2.2 形成初步成果

根據(jù)服務(wù)內(nèi)容,經(jīng)調(diào)研分析設(shè)計(jì),形成相應(yīng)的咨詢成果。成果包括但不限于以下內(nèi)容:

a)調(diào)研的基本情況;

b)主要問(wèn)題分析及解決問(wèn)題建議或設(shè)計(jì)方案; c)成果的實(shí)施及相關(guān)工作建議。

7.3.2.3 討論審定

提交初步成果,由發(fā)包方進(jìn)行審定,并符合以下要求:

a)審定應(yīng)依據(jù)合同條約進(jìn)行;

b)審定方式應(yīng)由發(fā)包方組織確定; c)審定應(yīng)形成書(shū)面意見(jiàn)。

7.3.2.4 提交成果

根據(jù)審定的意見(jiàn),承包方改進(jìn)后提交成果。

7.4 項(xiàng)目驗(yàn)收

7.4.1 項(xiàng)目自評(píng)。項(xiàng)目完工后,承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行自評(píng),形成咨詢服務(wù)工作總結(jié)報(bào)告,報(bào)告內(nèi)容至少應(yīng)包括項(xiàng)目概況、合同變更與履行情況、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)驗(yàn)與存在問(wèn)題總結(jié)、后續(xù)改進(jìn)對(duì)策等。 7.4.2 項(xiàng)目驗(yàn)收。根據(jù)合同約定,發(fā)包方應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)或?qū)＜医M對(duì)成果的技術(shù)指標(biāo)、可行性、效果質(zhì)量等方面進(jìn)行驗(yàn)收,出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

7.5 后續(xù)工作

7.5.1 費(fèi)用核算。發(fā)包方根據(jù)項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等進(jìn)行結(jié)算,支付服務(wù)費(fèi)用。

7.5.2 材料歸檔。咨詢服務(wù)結(jié)束后,承發(fā)包方應(yīng)將有關(guān)文件及時(shí)存檔,存檔文件主要包括:合同文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、咨詢工作總結(jié)報(bào)告、咨詢工作成果,以及項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的主要技術(shù)文件、項(xiàng)目大事記、評(píng)審意見(jiàn)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)價(jià)意見(jiàn)表等。

7.5.3 后續(xù)改進(jìn)。承包方應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后,依據(jù)合同約定對(duì)發(fā)包方進(jìn)行回訪,向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo), 總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。

8 信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

8.1信用評(píng)價(jià)

8.1.1發(fā)包方可對(duì)承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià),必要時(shí)出具評(píng)價(jià)意見(jiàn)(參見(jiàn)附錄A)。

8.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評(píng)價(jià)建立企業(yè)信用評(píng)價(jià)檔案。

8.1.3承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)及其他部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)、安全、保密等的各項(xiàng)檢查或調(diào)查。

8.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

8.2.1發(fā)包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受?chē)?guó)家有關(guān)部門(mén)監(jiān)督。

8.2.2承包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受?chē)?guó)家有關(guān)部門(mén)監(jiān)督,保證資質(zhì)證書(shū)有效。

8.2.3采用第三方監(jiān)督,應(yīng)按照DA/T68.1、GB/T22119有關(guān)要求開(kāi)展質(zhì)量監(jiān)督工作。

8.3服務(wù)質(zhì)量投訴

8.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對(duì)外公布投訴聯(lián)系方式。

8.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見(jiàn)和建議并建立反饋意見(jiàn)檔案(參見(jiàn)附錄B)。

8.3.2發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭(zhēng)議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請(qǐng)調(diào)解、仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟。

附 錄 A

(資料性附錄)

檔案管理咨詢服務(wù)評(píng)價(jià)意見(jiàn)示例

附 錄 B

(資料性附錄) 受理投訴登記表樣式

承包方應(yīng)建立投訴受理機(jī)構(gòu)并填寫(xiě)受理投訴登記表,受理投訴登記表樣式見(jiàn)表B.1。

表B.1 受理投訴登記表