日常商業(yè)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量的客戶資料以及內(nèi)部文件,這些資料文件多數(shù)會(huì)被企業(yè)保留下來。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,商業(yè)資料數(shù)量連年增加,企業(yè)所要付出的資料管理成本也在與日俱增。

日常手動(dòng)錄入趕不上信息電子化速度要求,高成本的實(shí)體資料管理更是無法滿足當(dāng)下企業(yè)管理需求。不少企業(yè)引入云脈紙質(zhì)文檔管理,利用OCR技術(shù)將紙質(zhì)資料以圖像、電子文字的形式存儲(chǔ)在虛擬空間當(dāng)中。

眾所周知,傳統(tǒng)的文檔電子化主要依賴員工人工手動(dòng)錄入和排版整理。這種錄入方式不僅速度慢,而且只能錄入文字,圖像還需要借助其他工具生成。云脈紙質(zhì)文檔管理采用掃描和OCR技術(shù),加快紙質(zhì)文檔文檔電子化速度,將電子文檔與原件掃描件一起儲(chǔ)存進(jìn)系統(tǒng),快速建立起獨(dú)立的小型資料庫。

紙質(zhì)文件堆積成山的辦公室內(nèi),想要在短時(shí)間內(nèi)找到急需的那一份文件,談何容易。然而隨著獨(dú)立資料庫的建立,查找文件不再是難事。員工可以通過系統(tǒng)內(nèi)的關(guān)鍵字查詢、全文檢索等功能,直接找到并調(diào)取檔案。如果涉及到珍貴資料,還可以間接減少直接借閱原件的次數(shù),從而有效保護(hù)了原件資料,防止因原件損毀而造成信息失真失實(shí)。

出門在外,大量的紙質(zhì)資料不便攜帶。據(jù)介紹,云脈紙質(zhì)文檔管理切實(shí)結(jié)合現(xiàn)代辦公需求,實(shí)現(xiàn)移動(dòng)、PC等終端覆蓋,支持多平臺(tái)管理,員工可以隨時(shí)隨地存儲(chǔ)、瀏覽數(shù)據(jù),協(xié)同辦公。并且為保證信息更新的及時(shí)性,資料會(huì)同步備份至云端,實(shí)現(xiàn)了不同平臺(tái)文檔管理的統(tǒng)一性,讓員工享受絕佳的移動(dòng)辦公體驗(yàn)。

紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)各種海量文檔的分類管理和部門之間的文檔共享。高效的文檔搜索方法全面提升了文件再用速度和知識(shí)共享效率。建立文檔存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)版本控制,數(shù)據(jù)查詢檢索系統(tǒng)。消除資料堆積亂放現(xiàn)象,規(guī)范文檔管理工作,在保證資料存儲(chǔ)完整性的同時(shí),實(shí)現(xiàn)低成本管理。

辦公室每天都在上演著大大小小的“災(zāi)難片”:咖啡光顧過的合同,傳閱中不明丟失的資料,意外攪碎的文件......即便安全入庫,也不能防止蟲蛀、水潮等意外發(fā)生,企業(yè)檔案管理不容易。云脈紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)集信息錄入、信息存儲(chǔ)、信息共享于一體,優(yōu)化企業(yè)檔案的管理流程,強(qiáng)化電子檔案的完整性,統(tǒng)一分享實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換,消除信息孤島,全面提升企業(yè)檔案管理水平。