在日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到硬盤破損、數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號(hào)混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會(huì)造成時(shí)間浪費(fèi)，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤(rùn)減少、紙張資源成本居高與工作進(jìn)度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展，被譽(yù)為企業(yè)文檔管理中的“十大殺手”。

一、信息劊子手：

企業(yè)文檔資料分散存儲(chǔ)在幾十臺(tái)甚至成百上千臺(tái)電腦中，數(shù)據(jù)統(tǒng)一備份幾乎不可能做到，時(shí)有系統(tǒng)硬盤出現(xiàn)損壞或感染病毒的情況，導(dǎo)致大量重要數(shù)據(jù)丟失，造成巨大損失。

當(dāng)公司內(nèi)部電腦出現(xiàn)中病毒癱瘓的情況，很多重要機(jī)密文件受到攻擊，有的病毒會(huì)將公司機(jī)密文件上傳至互聯(lián)網(wǎng);當(dāng)電腦硬盤損壞時(shí)，被破壞的數(shù)據(jù)無法恢復(fù);這些情況會(huì)給企業(yè)帶來直接巨大且不可逆的損失。

二、沉默刺客

眾所周知，企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動(dòng)現(xiàn)象十分常見，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況，直接給公司帶來無法彌補(bǔ)的損失。

國(guó)內(nèi)外媒體經(jīng)常報(bào)道有關(guān)企業(yè)內(nèi)部機(jī)密數(shù)據(jù)失竊的案子，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競(jìng)爭(zhēng)力”的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價(jià)賣出給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，嚴(yán)重情況可能會(huì)給企業(yè)造成高達(dá)上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計(jì)量。

三、影子傳說

隨著企業(yè)不斷壯大發(fā)展，文檔數(shù)量以十倍甚至百倍的速度增加，經(jīng)年累月，快速準(zhǔn)確查找某篇文檔極為困難，幾乎無法實(shí)現(xiàn)。浪費(fèi)在查找上的時(shí)間、人力資源更是不可估量。

企業(yè)管理中經(jīng)常出現(xiàn)需動(dòng)員公司全體員工搜索查閱很久之前的某篇文件的情況，不僅浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間成本，還有可能導(dǎo)致上千萬的業(yè)務(wù)從手中溜走。每人每天在查找上浪費(fèi)的時(shí)間約為20分鐘，根據(jù)計(jì)算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業(yè)浪費(fèi)的就是幾十甚至上百萬的支出，非常不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

四、破損狂人

紙質(zhì)文檔極難儲(chǔ)存，不僅占用大量的空間還非常容易造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無法檢索，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)帶來難以彌補(bǔ)的損失。

很多企業(yè)還停留在管理紙質(zhì)文檔的階段，經(jīng)常年累積，文件量很大，并且很多紙張腐爛發(fā)霉，看不清楚上面的字跡，使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調(diào)研。由于無法檢索，只能翻箱倒柜逐個(gè)查找，造成了大量時(shí)間與材料的浪費(fèi)。給企業(yè)帶來極大的困擾。

五、混淆幽靈

在企業(yè)運(yùn)作過程中往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的文檔，每份文檔每天都要經(jīng)過大量工作人員的反復(fù)傳輸，包括如：合同、報(bào)價(jià)單、方案等重要文件，根本無法做到版本統(tǒng)一，版本混淆造成工作失誤在所難免。

文件資料沒有分類規(guī)整，簽合同時(shí)誤用了已作廢的合同原本;在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)，將原始的生產(chǎn)設(shè)計(jì)稿件當(dāng)做最新設(shè)計(jì)稿件，察覺后再重新生產(chǎn)，錯(cuò)誤批次產(chǎn)品作廢，浪費(fèi)了大量的生產(chǎn)原料，還延誤了貨品的發(fā)交期;這些情況往往導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

六、通道狙擊手

企業(yè)內(nèi)部常有幾十個(gè)甚至幾百個(gè)部門及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，員工根本無法及時(shí)獲取所需文件，做到交流與共享更是難上加難。信息接收滯后性的現(xiàn)象屢見不鮮。

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)各個(gè)部門以及分公司與總公司之間的公文流轉(zhuǎn)速度緩慢，通過附件上傳下載的公文流轉(zhuǎn)形式繁瑣而低效。文件檢索和電子檔案管理的難度很大，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。

七、文件散彈

隨著企業(yè)文件量成倍增長(zhǎng)，越來越多的文件散亂儲(chǔ)存在數(shù)十臺(tái)至數(shù)百臺(tái)電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無法實(shí)現(xiàn)的理想。

由于沒有統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)，企業(yè)內(nèi)部文件版本繁雜，文檔散落在不同的電腦中，文件管理十分困難，極易丟失重要文件。共同作業(yè)的項(xiàng)目難以統(tǒng)一管理，花費(fèi)在協(xié)商會(huì)議的時(shí)間和精力過多，致使整體辦公效率極為低下。成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。

八、流程轟炸機(jī)

企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉(zhuǎn)，只能逐個(gè)尋找審批人，經(jīng)常需要數(shù)月時(shí)間才能完成整個(gè)流程，想全部按時(shí)完成流轉(zhuǎn)過程是絕對(duì)無法實(shí)現(xiàn)的。

據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)，企業(yè)遠(yuǎn)程管理和文件流轉(zhuǎn)的成本約占總成本的10%左右，文件流轉(zhuǎn)的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進(jìn)程，給企業(yè)帶來不必要的時(shí)間與成本的浪費(fèi)。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。

九、痕跡清道夫

企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個(gè)員工每時(shí)每刻都在對(duì)文檔進(jìn)行操作，每個(gè)員工對(duì)哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。

公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰(shuí)做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié);有時(shí)重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時(shí)間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

十、替身劍客

企業(yè)文檔成年積累成千上萬，根本無法做到對(duì)所有文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)或錯(cuò)誤，造成文檔錯(cuò)認(rèn)混淆，嚴(yán)重影響工作。

與客戶簽訂合同時(shí)，由于文件編號(hào)混亂，誤將客戶的合同調(diào)換后交給對(duì)方，不僅影響了公司的信譽(yù)，同時(shí)還觸犯了合同中保密責(zé)任的相關(guān)條款，使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失，這種現(xiàn)象極為常見。